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文/北京集佳知識產(chǎn)權(quán)代理有限公司 王秀青
引言：工作接觸中了解到，企業(yè)實際的知識產(chǎn)權(quán)管理工作有些是商標(biāo)、專利、版權(quán)集中一個部門管理，有些是分部門管理。本文討論的不是負(fù)責(zé)商標(biāo)的某個人的工作職責(zé)，而是企業(yè)負(fù)責(zé)商標(biāo)管理工作的“崗位”應(yīng)具備的職責(zé)探討。每個企業(yè)根據(jù)商標(biāo)工作與自身經(jīng)營的重視程度不同，崗位匹配的人員亦有不同，可能是“半個人”、可能是“一個人”、可能是“幾個人”。由于條件所限，筆者并未針對大量企業(yè)進行實地調(diào)研，在此筆者只是根據(jù)日常工作中，與企業(yè)商標(biāo)崗位的溝通以及自己對于商標(biāo)管理崗位職責(zé)的理解，對于商標(biāo)管理崗位應(yīng)具備的工作內(nèi)容進行歸納總結(jié)。以下所總結(jié)的企業(yè)商標(biāo)管理工作存在的問題，也許有失偏頗，旨在探討。根據(jù)了解存在的問題，根據(jù)工作經(jīng)驗所列出的商標(biāo)崗位職責(zé)的內(nèi)容，不可能覆蓋到所有企業(yè)類型，僅從部分匹配功能以點帶面，希望引出更多與企業(yè)經(jīng)營市場層面有關(guān)的崗位職責(zé)探討。
一、企業(yè)商標(biāo)管理存在的問題
1. 商標(biāo)管理意識缺失，商標(biāo)“裸奔”潛在法律風(fēng)險
大部分企業(yè)的商標(biāo)管理崗位主要工作重點仍然只是商標(biāo)的基礎(chǔ)申請及相關(guān)的基本法律事務(wù)處理，遠(yuǎn)沒有與企業(yè)的經(jīng)營和市場戰(zhàn)略相結(jié)合，上升到企業(yè)戰(zhàn)略管理層面，并未與企業(yè)市場戰(zhàn)略、品牌戰(zhàn)略進行匹配服務(wù)。對于商標(biāo)工作要前置到產(chǎn)品市場之前，一部分企業(yè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到，往往是產(chǎn)品上市了，商標(biāo)被搶注了，或者產(chǎn)品名字經(jīng)查詢已經(jīng)有在先商標(biāo)，繼續(xù)使用有侵權(quán)風(fēng)險，抑或是產(chǎn)品名稱本身不符合商標(biāo)法規(guī)定的注冊要求，很難注冊成功等等各種情況出現(xiàn)，總之是商標(biāo)在未注冊的情況下，先在市場上“裸奔”，這類企業(yè)很容易使商標(biāo)管理流于形式，給企業(yè)帶來侵權(quán)法律風(fēng)險。
還有些企業(yè)即使商標(biāo)注冊成功，在商標(biāo)實際使用中缺乏系統(tǒng)的針對性管理，出現(xiàn)商標(biāo)不規(guī)范使用，或者大量使用卻不能提供有效的使用證據(jù)，導(dǎo)致商標(biāo)被工商查處罰款或者被撤銷。
2. 缺乏商標(biāo)管理制度，流程制度流于形式難以落地
少部分企業(yè)制定了商標(biāo)管理制度，但實際落地與制度規(guī)定一致的少，出現(xiàn)“落地難”的現(xiàn)象。商標(biāo)運營納入企業(yè)管理范疇的企業(yè)就更少，致使商標(biāo)功能的利用率不高，商標(biāo)事務(wù)流程缺乏連貫性，規(guī)范性，經(jīng)常難以應(yīng)對出現(xiàn)法律問題后的證據(jù)提供需求。
3. 商標(biāo)崗位管理不明確，商標(biāo)管理不能配合市場發(fā)展
大部分企業(yè)商標(biāo)管理未形成慣性，崗位職責(zé)不清，導(dǎo)致商標(biāo)工作缺乏組織保障，在企業(yè)經(jīng)營過程中，商標(biāo)管理未能起到配合企業(yè)市場發(fā)展，增強企業(yè)競爭力的應(yīng)有作用。
二、針對存在的問題，企業(yè)應(yīng)設(shè)置的商標(biāo)崗位職責(zé)
1、建立商標(biāo)管理制度
制定《商標(biāo)管理制度》、明確《商標(biāo)管理流程》是商標(biāo)管理最基礎(chǔ)的工作，首先明確商標(biāo)管理人員職責(zé)。
2、完善商標(biāo)事務(wù)流程
根據(jù)商標(biāo)申請需求，走審批流程，查詢后設(shè)計標(biāo)樣進行注冊申請
確定申請主體、商品范圍等；商標(biāo)查詢，知曉是否存在在先權(quán)利沖突，并根據(jù)商標(biāo)查詢結(jié)果調(diào)整申請方案確定。顯著性強的申請標(biāo)識（可能會委托設(shè)計公司，如委托設(shè)計公司要簽訂委托設(shè)計協(xié)議并約定版權(quán)歸屬。）
遞交商標(biāo)申請
如果是企業(yè)自己申請，需要擬好申請書；如果是委托代理機構(gòu)申請，則需要事先進行代理機構(gòu)的考察，選擇代理機構(gòu)，與代理機構(gòu)簽訂委托合同，之后對代理機構(gòu)代理商標(biāo)申請的事項進行全程的監(jiān)督與跟蹤，及時與代理機構(gòu)協(xié)調(diào)溝通，準(zhǔn)備好相關(guān)的證明材料，如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等。
申請過程中的異常狀態(tài)監(jiān)控
如申請下發(fā)補正意見，則應(yīng)根據(jù)意見進行修改；如申請遭遇駁回或遇到他人提出異議，則應(yīng)根據(jù)審查動態(tài)與專業(yè)的商標(biāo)非訴律師溝通討論決定是否申請復(fù)審，如何進行異議答辯，并準(zhǔn)備復(fù)審、異議答辯所需要的證據(jù)證明材料；以上事宜如需代理機構(gòu)代理相關(guān)事宜，還需要考慮簽訂委托合同。
商標(biāo)申請過程的請示及溝通
隨時向自己崗位上級報告商標(biāo)申請進度以及出現(xiàn)的狀況，并給出建議請求指示，做好本單位與代理機構(gòu)之間的溝通和協(xié)調(diào)
材料存檔
以上所述程序和內(nèi)容所涉及的所有材料均應(yīng)做好歸檔備案，供日后查找使用。如委托設(shè)計，則需要委托函或合同書等所有材料包括向上級的請示函均應(yīng)存檔可查，此階段的存檔材料對于證明商標(biāo)“血統(tǒng)”至關(guān)重要，日后如有糾紛產(chǎn)生，就需要提供商標(biāo)設(shè)計的原始證據(jù)材料。
3、規(guī)范和監(jiān)督商標(biāo)使用
規(guī)范商標(biāo)使用，避免不正確使用。對于負(fù)責(zé)商標(biāo)使用部門的相關(guān)人員進行商標(biāo)培訓(xùn)，講解商標(biāo)的正確使用方式、告知不正確使用的隱患及后果等。
注冊商標(biāo)標(biāo)識的印制和管理。標(biāo)識印制如需和其他單位或企業(yè)合作（如模具、包裝等），則要簽訂合作合同。標(biāo)識的管理應(yīng)由主管部門統(tǒng)一執(zhí)行，其他部門或企業(yè)未經(jīng)準(zhǔn)許不能私自印制。
監(jiān)督商標(biāo)的使用過程，糾正不規(guī)范使用。有不規(guī)范的地方應(yīng)及時指出，并予以糾正。
定期保存商標(biāo)使用證據(jù)，預(yù)防商標(biāo)被撤銷。監(jiān)督規(guī)范使用過程中，應(yīng)每年收集商標(biāo)使用證據(jù)，應(yīng)對可能出現(xiàn)的商標(biāo)被以“三年不使用”風(fēng)險撤銷。
4、商標(biāo)運營及檔案管理
商標(biāo)許可給他人使用的，應(yīng)負(fù)責(zé)簽訂許可協(xié)議，有償或無償均應(yīng)在協(xié)議中明文規(guī)定。
商標(biāo)信息有變更的，例如注冊人名義、地址等，應(yīng)及時到向商標(biāo)局遞交變更申請并做好備案。
如有商標(biāo)到期應(yīng)續(xù)展，則應(yīng)及時向商標(biāo)局遞交續(xù)展申請，如有商標(biāo)到期計劃不再使用而不續(xù)展的，應(yīng)及時停止使用廢棄的商標(biāo)標(biāo)識，并做好備案工作。工作中曾出現(xiàn)市場部門使用未經(jīng)續(xù)展的注冊商標(biāo)，并標(biāo)注注冊標(biāo)記，被工商部門處罰的案例。
商標(biāo)有轉(zhuǎn)讓、受讓，以及其他需要簽訂合同等情形，應(yīng)負(fù)責(zé)簽訂轉(zhuǎn)讓或受讓協(xié)議；受讓他人商標(biāo)專用權(quán)的，也應(yīng)該做好權(quán)利的轉(zhuǎn)移工作，負(fù)責(zé)和對方溝通，確保權(quán)利的唯一性、合法性等。
商標(biāo)檔案對于應(yīng)對可能出現(xiàn)的商標(biāo)糾紛，著名商標(biāo)評選等工作的材料支撐至關(guān)重要。商標(biāo)檔案管理不應(yīng)僅僅是書面文件和照片存檔，應(yīng)嚴(yán)格按照法律意義上的“證據(jù)”進行分類統(tǒng)計，紙件和電子版雙重存儲，最好能有商標(biāo)電子管理系統(tǒng)與企業(yè)OA管理系統(tǒng)對接，可以做到分類存儲，靈活調(diào)取。
筆者服務(wù)的客戶，就有憑借多年前與設(shè)計公司簽訂的設(shè)計合同，設(shè)計公司設(shè)計手稿，設(shè)計圖樣的報紙上的版權(quán)聲明等證據(jù)，贏得了自己很重要的商標(biāo)注冊案例。如沒有完善的檔案管理工作，是很難找到十幾年前的原始證據(jù)的。
5、積極進行商標(biāo)推廣與宣傳
配合商標(biāo)策劃部門制定商標(biāo)推廣策略及計劃，包括推廣形式、合作對象、推廣期限、人員職責(zé)、所需經(jīng)費等。
向上級報告策劃內(nèi)容，并和其他相關(guān)部門（如銷售部等）溝通，必要時可配合其他部門制定聯(lián)合推廣計劃。
和外部單位合作進行商標(biāo)推廣，應(yīng)負(fù)責(zé)和外部單位的談判和溝通，簽訂合作協(xié)議，推廣所需的商標(biāo)標(biāo)識（如視頻版、平面印刷版、數(shù)字格式版、與產(chǎn)品結(jié)合等）應(yīng)提前準(zhǔn)備妥當(dāng)。
6、信息更新與培訓(xùn)
商標(biāo)管理人員必須經(jīng)常與政府商標(biāo)管理部門和相關(guān)協(xié)會保持聯(lián)系，接受專業(yè)指導(dǎo)，掌握商標(biāo)政策法規(guī)，了解商標(biāo)信息，提高商標(biāo)管理水平。在接受外部培訓(xùn)充實自己的同時也應(yīng)該向企業(yè)內(nèi)其他部門提供有關(guān)商標(biāo)的法律咨詢和組織培訓(xùn)。
結(jié)語：企業(yè)商標(biāo)管理人員在進行商標(biāo)管理過程中不應(yīng)只把“商標(biāo)管理崗位”看成只負(fù)責(zé)商標(biāo)工作的單一法律服務(wù)部門或者商標(biāo)申請注冊部門，還應(yīng)具備企業(yè)經(jīng)營思維，讓商標(biāo)工作融入企業(yè)經(jīng)營過程，不僅商標(biāo)申請，注冊工作前置于市場行為，而且還要能將商標(biāo)工作與企業(yè)的生產(chǎn)，銷售行為相結(jié)合，既能滿足法律注冊要求，又能滿足產(chǎn)品宣傳需求。企業(yè)商標(biāo)管理人員日常工作中還應(yīng)該不斷的擴大交流，及時的吸取其他企業(yè)的先進管理經(jīng)驗，這樣才會使管理水平不斷提升，所以商標(biāo)管理崗位職責(zé)并非固化不變，應(yīng)是隨著企業(yè)經(jīng)營需求動態(tài)調(diào)整，以能更好的匹配企業(yè)經(jīng)營需求。能具備企業(yè)經(jīng)營的大格局，擔(dān)當(dāng)站在企業(yè)經(jīng)營的角度輔助企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，完善并利用好企業(yè)商標(biāo)管理崗的職責(zé)，站得高，看得遠(yuǎn)，任重而道遠(yuǎn)
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